Opname aan de kassa: wat dit voor u betekent
Ingangsdatum: 22 september 2026. Geldt bij: Echte Bakker Keurhorst, winkel Koninginnelaan 52, 7315 BT Apeldoorn.
Wie verantwoordelijk is
De onderneming Echte Bakker Keurhorst, Asselsestraat 44, 7311 EM Apeldoorn, KvK 68302118, is voor deze verwerking de verwerkingsverantwoordelijke. Het systeem wordt voor de winkel beheerd door AISensum International B.V. (de verwerker), die uitsluitend op instructie van de winkel handelt.
Wat wij opnemen en waarom
Onze kassa's gebruiken Nicole, een trainingshulpmiddel voor onze eigen medewerkers. Het neemt het geluid van servicegesprekken aan de toonbank op en zet dit om in tekst. De tekst wordt getoetst aan de stappen van onze servicestandaard, bijvoorbeeld of u bent begroet en bedankt, en onze medewerker krijgt privé feedback op de eigen gesprekken. Dat is het hele doel: het trainen van ons personeel. De feedback die onze medewerkers zien wordt gemaakt door een AI-systeem en is als zodanig gemarkeerd.
De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het trainen van onze medewerkers en het bewaken van de kwaliteit van onze service (artikel 6 lid 1 onder f AVG). De daarvoor vereiste belangenafweging hebben wij uitgevoerd en vastgelegd.
Wat er met uw stem gebeurt
U bent niet het onderwerp van dit systeem; onze medewerker is dat. Uw stem wordt opgevangen omdat u deelneemt aan het gesprek. Uw stem wordt niet beoordeeld en er wordt nooit een stemprofiel van u gemaakt. U wordt niet geïdentificeerd: het systeem weet niet wie u bent en legt dat ook niet vast. Uit de korte coachingfragmenten die onze medewerker kan terugluisteren wordt uw stem zo veel als technisch mogelijk weggelaten. Niets over u wordt gebruikt voor marketing of enig ander doel, en dit systeem neemt geen enkele beslissing over u.
Wordt u iets over allergieën gevraagd, dan wordt uw antwoord uit de tekst verwijderd voordat iets wordt bewaard, en het komt niet in een coachingfragment. Alleen in de bewerkte opname, die binnen een dag na de analyse wordt gewist, kan uw antwoord tot dat moment nog aanwezig zijn.
Hoe lang gegevens worden bewaard
Het geluid wordt eerst verwerkt op een computer in de winkel. De ruwe opname wordt daar binnen enkele minuten na verwerking gewist. De bewerkte opname van het gesprek wordt naar een beveiligde server in de Europese Unie gestuurd, daar geanalyseerd en bij de eerstvolgende dagelijkse opschoning na de analyse automatisch gewist, in de regel binnen een dag en uiterlijk binnen twee dagen. De tekst van het gesprek, met daarin ook wat u heeft gezegd, en een eventueel coachingfragment worden na 30 dagen automatisch gewist. Gewiste gegevens verdwijnen binnen 7 dagen ook uit back-ups. Deze termijnen worden afgedwongen door timers in het systeem, niet met de hand.
Wie toegang heeft
De toegang is beperkt tot wat het trainingsdoel nodig heeft. De medewerker ziet de eigen feedback. De winkelmanager kan geen enkele opname beluisteren en geen tekst lezen; dat is technisch afgedwongen. Bij AISensum controleert een klein kwaliteitsteam steekproeven van het werk van het systeem om fouten te corrigeren; dit team beluistert alleen korte fragmenten, nooit een hele opname, onder strikte toegangsbeperkingen en geheimhoudingsverplichtingen. De gegevens worden uitsluitend binnen de Europese Unie opgeslagen. Een klein aantal met naam genoemde medewerkers van AISensum-groepsmaatschappijen in Indonesië en India heeft op afstand kijk- en luistertoegang tot fragmenten en tekst voor kwaliteitscontrole en onderhoud, onder de Europese modelcontractbepalingen en zonder dat gegevens buiten de EU worden opgeslagen.
Uw keuzes en uw rechten
Wilt u liever niet worden opgenomen, zeg dit dan aan de kassa. De medewerker pauzeert de opname met één druk op de knop en bevestigt dit aan u. Dit kost u niets en u hoeft geen reden te geven.
Achteraf kunt u bezwaar maken tegen de verwerking of om verwijdering van uw gegevens vragen (artikelen 17 en 21 AVG). Mail adit@aisensum.com, of vraag het aan de toonbank; de winkel geeft het dezelfde dag door. Vermeld de datum, het tijdstip bij benadering en de kassa, zodat wij het gesprek kunnen terugvinden; wij wissen dan de tekst en een eventueel coachingfragment. Een bewerkte opname is op dat moment in de regel al gewist. U heeft daarnaast het recht om te vragen welke gegevens over u bestaan, en om op elk moment een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Vragen
Vraag het in de winkel, of neem contact op met AISensum via adit@aisensum.com. Wijzigt deze verklaring, dan wordt de nieuwe versie met een nieuwe ingangsdatum op deze pagina gepubliceerd.
Versie 0.93, ingangsdatum 22 september 2026.
English
Recording at the till: what it means for you
Effective date: 22 September 2026. Applies at: Echte Bakker Keurhorst, shop at Koninginnelaan 52, 7315 BT Apeldoorn.
Who is responsible
The business Echte Bakker Keurhorst, Asselsestraat 44, 7311 EM Apeldoorn, Chamber of Commerce (KvK) 68302118, is the controller for this processing. The system is operated for the store by AISensum International B.V. (the processor), which acts only on the store's instructions.
What we record and why
Our tills use Nicole, a training tool for our own employees. It records the audio of service conversations at the counter and converts it into text. The text is checked against the steps of our service standard, for example whether you were welcomed and thanked, and our employee receives private feedback on their own conversations. That is the whole purpose: training our staff. The feedback our employees see is generated by an AI system and is labelled as such.
The legal basis is our legitimate interest in training our employees and safeguarding the quality of our service (Article 6(1)(f) GDPR). We have carried out and documented the balancing test this requires.
What happens to your voice
You are not the subject of this system; our employee is. Your voice is captured because you are part of the conversation. Your voice is not assessed, and no voice profile of you is ever made. You are not identified: the system does not know or record who you are. Your voice is left out of the short coaching fragments our employee can listen to, as far as technically possible. Nothing about you is used for marketing or any other purpose, and no decision about you is made by this system.
If you are asked about allergies, your answer is removed from the text before anything is stored, and it does not appear in a coaching fragment. Only in the processed recording, which is deleted within a day of analysis, can your answer still be present until that moment.
How long data is kept
The audio is first processed on a computer inside the store. The raw recording is deleted there within minutes of processing. The processed recording of the conversation is sent to a secure server in the European Union, analysed there, and automatically deleted at the first daily clean-up after analysis, normally within one day and at most within two days. The text of the conversation, including what you said, and any coaching fragment are automatically deleted after 30 days. Deleted data also disappears from backup copies within 7 days. These periods are enforced by timers in the system, not by hand.
Who can access the data
Access is limited to what the training purpose needs. The employee sees their own feedback. The store manager cannot listen to any recording or read any text; this is technically enforced. At AISensum, a small quality team checks samples of the system's work to correct its mistakes; this team listens to short fragments only, never to a whole recording, under strict access controls and confidentiality obligations. Data is stored only within the European Union. A small number of named employees of AISensum group companies in Indonesia and India have remote view and listen access to fragments and text for quality control and maintenance, under the EU standard contractual clauses and without data being stored outside the EU.
Your choices and your rights
If you would rather not be recorded, say so at the till. The employee pauses the recording with one press of a button and confirms it to you. This costs you nothing and no reason is needed.
Afterwards, you can object to the processing or ask us to delete your data (Articles 17 and 21 GDPR). Email adit@aisensum.com, or ask at the counter and the store will pass it on the same day. Tell us the date, the approximate time and which till, so we can find the conversation; we then delete the text and any coaching fragment. A processed recording will normally already have been deleted by then. You also have the right to ask what data exists about you, and to complain to the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl) at any time.
Questions
Ask in the store, or contact AISensum at adit@aisensum.com. If this statement changes, the new version is published on this page with a new effective date.
Version 0.93, effective date 22 September 2026.